Polityka prywatności i informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)
§ 1. Cel, zakres i charakter dokumentu
Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Fundację Pomocy Psychologicznej i Edukacji Społecznej RAZEM w związku z korzystaniem z usług psychologicznych i psychoterapeutycznych, udziałem w warsztatach, szkoleniach, wydarzeniach, działaniach projektowych, a także w związku z kontaktem organizacyjnym, zapisami, rozliczeniami, reklamacjami i innymi formami współpracy osoby korzystającej z działań Fundacji z Fundacją.
Dokument ma charakter zewnętrzny i służy realizacji obowiązku informacyjnego wobec osób korzystających z usług i działań Fundacji. Jego celem jest przekazanie jasnej, rzetelnej i kompletnej informacji o tym, jakie dane są przetwarzane, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, komu mogą być ujawniane, jak długo są przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
W zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników, współpracowników, wolontariuszy, stażystów, praktykantów oraz innych osób przetwarzających dane w imieniu Fundacji zastosowanie ma odrębny dokument wewnętrzny: „Polityka prywatności i ochrony danych osobowych dla pracowników oraz współpracowników Fundacji Pomocy Psychologicznej i Edukacji Społecznej RAZEM”. Niniejszy dokument nie zastępuje tej polityki, lecz pozostaje z nią spójny.
§ 2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Pomocy Psychologicznej i Edukacji Społecznej RAZEM z siedzibą w Warszawie, ul. Smolna 13/402, 00-375 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000484286, NIP 1132870951, REGON 146975056.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Fundacją pod adresem e-mail: kontakt@razem-fundacja.org, telefonicznie pod numerem +48 733 563 311 albo listownie na adres siedziby Fundacji.
§ 3. Osoby, których dotyczy dokument
Niniejszy dokument dotyczy w szczególności: osób korzystających z psychoterapii indywidualnej, psychoterapii niskopłatnej, psychoterapii grupowej, konsultacji psychologicznych i psychoterapeutycznych, interwencji kryzysowej, warsztatów, szkoleń, wydarzeń edukacyjnych, projekcji filmowych, działań społecznych i projektowych, a także rodziców, opiekunów prawnych i małoletnich uczestników działań Fundacji – w zakresie odpowiednim do rodzaju świadczenia lub działania.
§ 4. Zakres przetwarzanych danych
Fundacja przetwarza wyłącznie dane osobowe adekwatne, stosowne i niezbędne do celu, dla którego zostały zebrane.
Zakres przetwarzanych danych może obejmować w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania lub korespondencyjny, datę urodzenia albo numer PESEL – jeżeli wymaga tego charakter usługi, przepisy prawa albo dokumentacja projektu.
Fundacja może przetwarzać także dane organizacyjne i rozliczeniowe, w tym dane dotyczące terminów spotkań, uczestnictwa w działaniach, obecności, płatności, danych do rachunku lub faktury oraz innych informacji niezbędnych do prawidłowej organizacji i rozliczenia działań.
W związku z korzystaniem z pomocy psychologicznej lub psychoterapeutycznej Fundacja może przetwarzać dane szczególnej kategorii, w tym dane dotyczące zdrowia psychicznego, stanu emocjonalnego, kryzysu psychicznego lub życiowego, funkcjonowania psychicznego i relacyjnego oraz inne informacje ujawnione przez osobę korzystającą ze wsparcia, o ile są one niezbędne do realizacji celu wsparcia i są przetwarzane na właściwej podstawie prawnej.
W przypadku działań finansowanych ze środków zewnętrznych Fundacja może przetwarzać również dane wymagane przez dokumentację projektu, grantodawcę lub instytucję finansującą, w szczególności dane potwierdzające kwalifikowalność uczestnika, dane sprawozdawcze, ewaluacyjne, kontrolne i rozliczeniowe.
§ 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, zapisania osoby na usługę lub działanie, kontaktu organizacyjnego, potwierdzenia terminu, wprowadzenia zmian, odwołania spotkania, realizacji usługi, prowadzenia rozliczeń, dokumentowania udziału, prowadzenia wymaganej dokumentacji projektowej, rozpatrywania reklamacji oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
Podstawą przetwarzania danych zwykłych może być w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy – a także art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Fundacji – oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Fundacji, w szczególności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa organizacyjnego, jakości usług, rozpatrywania zgłoszeń oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
W przypadku danych szczególnej kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia psychicznego i korzystania ze wsparcia psychologicznego lub psychoterapeutycznego, podstawą przetwarzania jest co do zasady wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, wyrażona w odrębnym oświadczeniu, a w przypadkach przewidzianych prawem również inne właściwe podstawy prawne dopuszczające takie przetwarzanie.
W odniesieniu do działań nieodpłatnych i projektowych podstawy prawne przetwarzania mogą wynikać dodatkowo z obowiązków prawnych Fundacji, dokumentacji konkursowej, umowy o dofinansowanie, zasad sprawozdawczości, wymogów instytucji finansującej albo zasad kontroli prawidłowości realizacji projektu.
§ 6. Osoby małoletnie
W przypadku osób małoletnich dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego działania, z poszanowaniem dobra dziecka, obowiązujących przepisów prawa, zasad etycznych oraz wewnętrznych standardów bezpieczeństwa Fundacji.
W zakresie ochrony dzieci i młodzieży zastosowanie ma odrębna Polityka Ochrony Dzieci/ Standardy Ochrony Małoletnich obowiązujące w Fundacji.
W przypadku małoletnich stosuje się zasady zgód odpowiednie do wieku dziecka, charakteru świadczenia oraz obowiązujących przepisów prawa.
§ 7. Zdjęcia, wizerunek i materiały wizualne
W trakcie psychoterapii indywidualnej, psychoterapii niskopłatnej i psychoterapii grupowej Fundacja nie wykonuje zdjęć ani innych materiałów wizerunkowych w celach promocyjnych lub dokumentacyjnych.
W trakcie warsztatów, szkoleń, projekcji filmowych, wydarzeń edukacyjnych, społecznych i integracyjnych Fundacja może wykonywać zdjęcia lub krótkie materiały wizualne wyłącznie w zakresie uzasadnionym organizacją działania, sprawozdawczością projektu, dokumentacją działań oraz działalnością informacyjną i promocyjną Fundacji.
W przypadku osoby, która nie wyraża zgody na utrwalanie lub wykorzystywanie jej wizerunku, Fundacja prosi o przekazanie takiej informacji w formie pisemnej przed wydarzeniem albo najpóźniej przy rejestracji. W przypadku małoletnich zasady dotyczące wizerunku stosuje się z uwzględnieniem Polityki Ochrony Dzieci/ Standardów Ochrony Małoletnich.
§ 8. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom uprawnionym albo współpracującym z Fundacją na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności podmioty wspierające Fundację w zakresie obsługi księgowej, informatycznej, hostingu, archiwizacji, organizacji działań, komunikacji, płatności, ubezpieczeń oraz inne podmioty współpracujące z Fundacją na podstawie właściwych umów.
Dane mogą być również przekazywane grantodawcom, instytucjom finansującym, kontrolnym, audytowym oraz organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
Fundacja nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich w celach komercyjnych.
§ 9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady Fundacja nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi teleinformatycznych, komunikacyjnych lub chmurowych dojdzie do takiego przekazania, Fundacja stosuje odpowiednie zabezpieczenia wymagane przepisami RODO.
§ 10. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, zasad rozliczania projektu, potrzeby archiwizacji albo zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
W szczególności dane związane ze wsparciem psychologicznym lub psychoterapeutycznym przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji usługi, jej bezpiecznej organizacji, rozliczenia i ochrony przed roszczeniami; dane projektowe – przez okres wymagany dokumentacją projektu; dane księgowe i rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami prawa; dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia, o ile nie istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo niszczone w sposób bezpieczny.
§ 11. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zakresie wynikającym z przepisów RODO – prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Fundacji, a także prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony
Danych Osobowych.
W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Fundacją pod adresem kontakt@razem-fundacja.org.
§ 12. Dobrowolność podania danych i skutki ich niepodania
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zapisania na usługę, udziału w działaniu, wykonania umowy, rozliczenia świadczenia, udziału w projekcie albo wykonania obowiązków prawnych lub projektowych.
Brak podania danych może uniemożliwić rozpoczęcie lub kontynuację usługi, udział w działaniu albo skorzystanie z określonej formy wsparcia.
§ 13. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji
Fundacja nie podejmuje wobec osób korzystających z usług i działań decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania w rozumieniu RODO.
§ 14. Bezpieczeństwo danych i standard staranności
Fundacja stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz poziomu ryzyka, w szczególności zasady minimalizacji danych, ograniczonego dostępu, poufności, zabezpieczenia dokumentacji papierowej i elektronicznej oraz wewnętrzne procedury bezpieczeństwa.
Fundacja kieruje się zasadą szczególnej ochrony danych dotyczących zdrowia psychicznego, korzystania ze wsparcia oraz innych danych wrażliwych, a także zasadą poszanowania godności, bezpieczeństwa i prywatności osób korzystających z usług.
Osoby realizujące działania Fundacji zobowiązane są do działania zgodnie z zasadami etycznymi, standardami bezpieczeństwa, zasadami poufności oraz właściwymi procedurami wewnętrznymi.
§ 15. Postanowienia końcowe
Niniejszy dokument ma zastosowanie do osób korzystających z usług i działań Fundacji oraz do rodziców i opiekunów prawnych osób małoletnich – w zakresie adekwatnym do rodzaju świadczenia lub działania.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, właściwe dokumenty projektowe oraz wewnętrzne procedury i regulaminy Fundacji.
Dokument podlega okresowej aktualizacji w przypadku zmian prawa, zmian organizacyjnych w Fundacji, zmian dotyczących realizowanych usług lub projektów albo potrzeby doprecyzowania standardów bezpieczeństwa i ochrony danych.
Aktualna wersja dokumentu udostępniana jest na stronie internetowej Fundacji oraz w siedzibie Fundacji.